ניהול עמותת בתי כנסת

מאת: אלי דורון, עו"ד ; שמעון גרוס, עו"ד

9/8/2023

עמותת בתי כנסת - ההיבט המשפטי

מעבר לאמור לעיל, להלן מספר 'כללי אצבע' לניהול גוף ציבורי דתי:

1. ככלל, מי שמחזיק ומנהל כסף שלא שלו, ובפרט מקבל תקבולים שהם לא שלו, חייב לעשות זאת באופן מסודר מבחינת חוקי המס. מנקודה זאת והלאה כבר תלוי מהי הפעילות ומה היקפה. לא כל פעילות זקוקה לעמותה וישנן אפשרויות חוקיות אחרות לנהל פעילות בהיקף נקודתי או קטן.
2. אם בכל זאת אתם נדרשים לפתיחת עמותה, תהליך פתיחת עמותה ראוי למאמר בפני עצמו, ההליך גם משתנה בין גורמים שונים, אך ברמת העיקרון, כאשר מדובר בגוף דתי, אזי במידה והעמותה כוללת בין היתר מטרות הנוגעות לבית כנסת – ישנו מסלול מיוחד לפתיחת עמותת בית כנסת וזאת חשוב מאוד לדעת.עמותת בית כנסת היא אינה עמותה "רגילה", יש לה תקנון מיוחד, יש ועדות בעמותת בית כנסת. הכללים לביצוע בחירות נציגים בעמותת בית כנסת הם שונים ונוסף על כך, עמותת בית כנסת צריכה לכלול שבעה חברים לפחות, בעוד עמותה "רגילה" יכולה להיווסד על ידי שני חברים בלבד.
3. חשוב לדעת כי במידה ובית הכנסת הוא חלק שולי בפעילות העמותה, לדוגמא כאשר מדובר בבית חב"ד או בישיבה ללימוד תכנים תורניים, אזי אין הכרח ואף לפעמים עדיף שלא להכליל במטרות העמותה את המונח "בית כנסת", מכיוון שהליך הקמת עמותה "רגילה" יהיה פשוט ומהיר הרבה יותר.
   עם זאת, לעמותה שלא נכללת במטרותיה בית כנסת יתכנו קשיים אחרים. לדוגמא, יתכן והיא לא תוכל לקבל הקצאה למבנה שנועד לבית כנסת ע"י הרשות המקומית. בסופו של יום, נדרש לבחון כל מקרה לגופו ולזכור שגם בעתיד ניתן להוסיף ולשנות מטרות, כמובן בכפוף לאישור רשם העמותות או בית המשפט.
4. לעמותה יש תקנון, בדרך כלל משתמשים בתקנון המצוי הנלווה לחוק העמותות (תוך שינוי סעיפים שכבר הוכרו דה פאקטו על ידי הרשם) אך לעיתים נדרש בניית תקנון וחשוב לתת את הדעת היטב לתוכן התקנון. בעת בחירת או ניסוח התקנון רצוי להסתכל כמה שיותר קדימה ולטווח ארוך וכמה שיותר באופן רחב. אם אתם רוצים בעתיד להוציא ספרים אזי יש להכניס מטרה של "מכון ספרים". אם אתם חושבים בעתיד לפתוח עוד סניפים – יש לציין זאת בתקנון. כאשר מנסחים תקנון רצוי אף לעיין בתקנונים של עמותות דומות על מנת לקבל השראה ורעיונות. זאת ניתן לעשות באמצעות אתר האינטרנט "גיידסטאר" של רשם העמותות, שהינו למעשה מנוע החיפוש (ה-google) של עולם העמותות.
5. ככלל, כאשר מעוניינים לייסד עמותה, חשוב שרוב המייסדים יהיו אנשים המגובשים ביניהם ויודעים לעבוד זה עם זה. רצוי לחשוב לטווח הארוך גם בנוגע לבחירת האנשים וגם בנוגע לבחירת מטרות העמותה. יש למנות לפחות שניים מבין חברי העמותה שיהיו חברי ועד, שהם בעצם הגורמים המנהלים בפועל של העמותה וכן וועדת ביקורת. בניגוד לתפיסה הרווחת, אין כיום שום משמעות חוקית לתארים כדוגמת יו"ר העמותה, נשיא העמותה וכדומה.
6. ישנה אחריות משפטית החלה על מנהלי הפעילות בעמותה, בין אם הם חברי העמותה, חברי ועד העמותה, הגבאים, השליחים או למעשה כל מי שעוסק בפועל בניהול הפעילות הציבורית וזאת ללא קשר לשאלה האם הגורם מקבל שכר עבור עבודתו או שהוא עובד בהתנדבות. חזקה היא על כל גורם שהוא עוסק בצורכי ציבור באמונה אך עם זאת ישנן סיטואציות בהן העניינים עלולים להסתבך. לדוגמא- גבאי בית כנסת שהחזיק ברשותו כספים והם אבדו, מתנדב שנכנס למצוקה כלכלית ולווה כספים מקופת המלכ"ר ואין לו מהיכן להחזירם, עובד שדאג לכך שקרוב משפחתו ייתן שירותים לתאגיד המלכ"רי וההתקשרות לא עלתה יפה, ועוד כהנה וכהנה.
   חבר עמותה ובפרט חבר וועד כמו גם כל נושא משרה בתאגיד ציבורי חייב בחובת אמון, זהירות ומיומנות. המילים הללו ברורות אבל רצוי להוסיף ולחדד כי גם נטילת סיכונים כלכליים מעט יומרניים, או התקשרות העלולה להסתבך, יכולים להגיע בסופו של דבר לכלל הפרת חובת הזהירות, האמון או המיומנות.
   העוסק בצרכי ציבור נדרש להימנע מאינטרסים אישיים ולנהוג בכספי הציבור במשנה זהירות. ולכן, אם הנכם מעוניינים להתקשר בהסכם לצורך מתן שירותים, יש לקבל מספר הצעות מחיר מקבילות. אם הנכם מעוניינים להיכנס להשקעה במיזם, בבנייה או בפרויקט כזה או אחר (ישנן עמותות שיש להן בצד הון עצמי או קיבלו עיזבונות וכדומה ורוצים להפיק פירות מהכספים) אזי תדאגו להיות מגובים בחוות דעת כלכלית, שמאית או מסמך אחר מקצועי מתאים.
7. יש לתעד כל דבר חריג שמתרחש בארגון. טלפון שקיבלתם, משהו שראיתם, משהו שלא נעשה, משהו שנעשה לא נכון. כל דבר לתעד ובמקרה ומדובר במשהו שאתם רואים בו פוטנציאל להשלכות עתידיות – אזי גם להתריע. כיום מאוד קל לתעד, שולחים הודעה כתובה, מייל לעצמכם או משהו  אחר ויש לכם תיעוד. כך תהיו מגובים ומסודרים. בעידן הטכנולוגי הנוכחי התיעוד יכול להיות מיושם גם בוואטסאפ, מייל וכדומה ולאו דווקא באפיק השמרני של קיום ישיבות ממשיות ופרונטליות.
8. הסכמים ברורים הם סוד למניעת בעיות. במסגרת התנהלות השוטפת, לצד כל ההיבט הפיננסי והבירוקרטי ישנו גם הצורך לנהל את הארגון מול הצרכנים, הספקים, הרשויות וכו'. יש לראות כל פעולה כמעין חוזה – כל הזמנה של בעל מקצוע, ספק, או נותן שירותים, הכל צריך להיות מעוגן משפטית. אין הכרח לעשות חוזה מפורט כפי שעורכי הדין נוהגים לעשות. גם אין צורך לנסות להיות עורך דין בעצמך, מספיק לתעד כל סיכום בצורה פשוטה בכתב, בוואטסאפ או במייל וכדומה – סיכום בכתב הוא הסכם שתקף משפטית לכל דבר ועניין.
   כמובן שכאשר מדובר על עבודה קבועה או התקשרות בהיקף משמעותי בהיקף משמעותי, כן חשוב לערוך את הסיכום במסמך יותר מסודר ומפורט ועדיף להיעזר בעורך דין.
   במקרה שמדובר בהסכם שיש לו משמעות מהותית או כולל אפשרות של ניתוק יחסים, כגון שיתוף פעולה בין עמותות וגופים, פרויקט בניה ואפילו שכירות או השכרת מקום, חשוב להכניס את סעיפי הניתוק - לסכם איך נפרדים, כיצד קובעים את מנגנון הניתוק, מה קורה כשנפרדים, מה נשאר ברשותכם ומה נשאר ברשות הצד השני וכו'. כפי שידוע, קל מאוד להתחתן, אך קשה מאוד להתגרש.
9. חשוב לזכור גם את תחום דיני העבודה - הוא נרחב מאוד מההיבט החוזי ולא אצלול לתוכו במאמר זה, משום שישנן שאלות רבות וקריטריונים מסוימים לצורך הגדרת יחסי עובד-מעביד בגופים במגזר השלישי, אך בכל מקרה חשוב מאוד להיות מעוגנים ומגובים משפטית בתחום דיני העבודה וגם רב בית כנסת או מישהו שעושה פעולות קבועות לבקשת העמותה – יכול להיחשב כעובד.
   מעבר לסיכום הכתוב, אם קיים חשש לגבי אדם מסוים האם הוא נחשב כעובד או אם לאו, עדיף להתייחס אליו כאל עובד ובמיוחד לצורך התנאים- שכר בגובה שכר מינימום, לפחות, לפי שעות עבודה, ימי חופשה כחוק וכדומה. יש לזכור שבמידה וערכאות שיפוטיות יכירו באדם זה כעובד, אזי רוב האחריות להוכיח עובדות ונתונים תחול על המעסיק.
10. בכל מקרה נדגיש כי ליווי משפטי שוטף והתייעצויות טרם ביצוען של החלטות או פעולות – מבורך הוא, ויכול למנוע מכם הרבה כאבי לב, ראש וכיס.