ליווי וניהול עמותה בתקופה של אי וודאות

מאת: עו"ד אייל גלובוס, מגזר שלישי – עמותות הקדשות וחל"צ

12/5/2021

טיפים לעמותות קטנות ובינוניות: כיצד נכון ללוות ניהול עמותה בתקופה של אי וודאות?

• ארגון וסידור המידע הכמותי בעמותה.
• ארגון וסידור המידע הפיננסי של העמותה.
• דו"חות ניהוליים - למשל הפרדה של כל פרויקט שהעמותה מקדמת כעצמאי, הן בתוצאותיו הן במימונו והן באפשרות להיעזר במקורות מימון אחרים/ נוספים.
• ריכוז המידע באופן ברור מאפשר ניתוח מגמות, זיהוי הצלחות לשכפול וכישלונות ללמד מהם. כמה שהנתונים יותר מפורטים התמונה רחבה יותר.
• ניהול לא על סמך תחושות בטן אלא על סמך נתונים אמפיריים ומידע מבוסס.
• ניהול יחידות רווח נפרדות לזיהוי פעולות שפחות תורמות למטרות העמותה ו/או שואבות מזומנים והפסדיות לצד זיהוי פעולות תורמות יותר, ממומנות בפני עצמן או רווחיות שכדאי להשקיע בהן ולפתח אותן.
   

• תכנון מראש לפחות לחודש ורצוי לרבעון, חצי שנה ושנה.
• תכנון תזרים לרוב יהיה פסימי או לפחות זהיר ולא אופטימי כדי שנהיה מוכנים גם לתרחיש פחות טוב.
• יש לפעול ככל האפשר ליצירת תשתית פעילות שתיצור תזרים מזומנים חיובי מידי חודש. במידה ולעמותה יש רזרבות ניתן להשתמש בחלקן תוך זהירות רבה והתחשבות במטרות הפרוייקט לעומת יעוד הרזרבות. כך למשל ניתן לשקול לדחות מועד רכישת נכס אך לא כדאי בהכרח לוותר על רכישתו ושימוש במשאבים עבורו, בשל מצוקה זמנית.
• יש להתאים את ההתחייבויות כלפי בנקים, ספקים, רשויות אחרות (ארנונה, חשמל ומים), רשויות המס ועובדים ליכולת לקבל התקבולים. גורמים אלו לא ימתינו ולא ניתן בדרך כלל לדחות התשלומים.
• לתכנן נכון את מסגרות האשראי ואת פריסת תשלומי ההלוואות. במקרה של צורך ניתן לשקול הלואות נוספות, אך יש לוודא שיהיה בעתיד מהיכן להחזירן.
• חשוב מאוד להקדים ולהיות בקשר עם הבנק בהיבט התכנון ולא בעת שהבעיה התזרימית מתרחשת, לבנק הרבה יותר קל לסייע כשיש לו זמן לבדוק ולא כשהבנק מתקשר בעת שכבר יש חריגה בחשבון.
• בעיקר עבורעמותות בינוניות, רצוי לעבוד עם יותר מבנק אחד – הן לצורך משא ומתן על עלויות וגם לפזר את הסיכון של הבנק וכך ניתן לקבל יותר אשראי.
• רשויות המס – ככל שישנה בעיה תזרימית ניתן להגיע להסכמי פריסת חובות ובכך לתת אוויר לתזרים.

• התקופה הנוכחית מאפשרת להתייעל באופן שמתקבל בקלות ובהבנה למול צדדים שלישיים.
• תקינת כח האדם בארגון – לעבור על תהליכי העבודה, לבחון מה התקנים הנדרשים, לבטל "אבטלה סמויה", לייצר תהליכים אוטומטיים באמצעות מחשוב, להתחדש ולהתייעל. מתוך מחשבה לעתיד מוצע לשקול הפחתת היקף משרה או הפחתת שכר או חל"ת לפני פיטורין שגורעים מהידע הארגוני של העמותה ויקשו עליה בעתיד לכשירווח.
• הסכמים מול ספקים – להשוות מחירים, לנתח את הצרכים, לנהל משא ומתן מחדש הן על עלויות והן על תנאי האשראי. בתקופת משבר לעיתים קל יותר להשיג בחלק מהמקרים תנאים טובים יותר מול חלק מהספקים.
• ליצור שיטה, סדר וארגון בכל התהליכים בארגון - הארגון מנוהל ולא מתנהל!